Jeder der auch nur ein bisschen an Produktivitäts- und Organisationstools interessiert ist, wird in den vergangenen Monaten wahrscheinlich häufiger den Namen und das Logo einer bestimmten App in der eigenen Timeline oder den Videoverschlägen gesehen haben — Notion.
In den letzten paar Jahren hat Notion extrem an Popularität gewonnen und ist sicherlich eine der meistbesprochenen Apps aus diesem Bereich auf Social Media mit einer sehr großen Community.
Dieser Guide gibt einen Einblick in die Grundlagen von Notion und erklärt was es überhaupt ist, wie es funktioniert, wofür man es benutzen kann und ob es sich lohnt sich das ganze mal näher anzuschauen und auszuprobieren.
Wie Notion häufig beschrieben wird
Notion ist eine Webapplikation die im Browser läuft und daher auf den meisten Computern und Smartphones verwendet werden kann. Zudem gibt es Desktop-Apps für Windows und Mac, sowie mobile Apps für iOS und Android.
Im Netz und in den sozialen Medien findet man verschiedenste Beschreibungen und Kategorien für Notion, zum Beispiel als:
- Produktivitätstool,
- Notizen-App,
- Wiki & Wissensbasis,
- Software für Projektmanagement,
- Workflow-Management-System,
- Organisationstool für das ganze Leben.
Auf der Website von Notion beschreibt das Unternehmen das Tool als "vernetzter Workspace für schnelleres und besseres Arbeiten” und als “dein Wiki, deine Dokumente, deine Projekte gebündelt an einem Ort”.
Auf den ersten Blick klingt das alles sehr vielversprechend, aber was bedeutet es eigentlich und wie kommt es, dass Notion von verschiedenen Nutzern so unterschiedlich beschrieben wird? Das liegt vor allem daran, dass Notion äußerst vielseitig ist und für viele verschiedene Dinge verwendet werden kann.
Notion — Die All-in-One-Workspace-App
Im Kern ist Notion eine Software, die es ihren Benutzern ermöglicht, ihre eigenen maßgeschneiderten, digitalen Arbeitsbereiche einzurichten. Notion dient dabei als zentrale Plattform zum Erfassen von Daten und Informationen und ist mit verschiedenen Funktionen ausgestattet, um diese Informationen auf sinnvolle Weise zu strukturieren, zu organisieren, zu verknüpfen und zu visualisieren.
Dies ermöglicht es einzelnen Nutzern und Teams jeder Größe Notion als zentrale Quelle der Wahrheit einzurichten. Dies verhindert, dass wichtige Informationen im Laufe der Zeit langsam im Wirrwarr einer unübersichtlichen Ordnerstruktur verschwinden.
Einer der größten Vorteile von Notion als All-in-One-Workspace-App ist das Potenzial damit andere Tools zu konsolidieren und damit verbundene Kosten zu senken. In einer Welt, in der es für alles eine App mit Abo-Modell gibt, ist das vor allem für Unternehmen besonders attraktiv.
Um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie das Arbeiten mit Notion aussieht und was die Software so flexibel und individualisierbar macht, müssen wir uns die grundlegende Architektur genauer ansehen.
Wie funktioniert Notion?
Wenn ich die Architektur von Notion in einem Satz zusammenfassen müsste, dann wäre dies meine Antwort:
- Blöcke beinhalten Informationen und Daten,
- Seiten bestehen aus Blöcken,
- Datenbanken organisieren Seiten
- und Ansichten stellen die Informationen dar.
Schauen wir uns genauer an, was jede dieser Stufen bedeutet.
Blöcke als kleinste Einheit
In Notion besteht alles aus Blöcken. Wenn man einen Textabschnitt hinzufügt, dann sitzt dieser in einem Textblock. Wenn man ein Bild hinzufügt, dann sitzt dieses in einem Bildblock. Eine Tabelle, sitzt in einem Tabellenblock, usw.
Es gibt viele verschiedene Inhaltsblöcke und man kann nahezu jede Art von Inhalten in Notion einbetten. Darüber hinaus macht es die Blockarchitektur besonders einfach bestehende Inhalte zu bewegen, denn jeder Block kann ganz einfach mittels Drag-and-drop verschoben werden. Das macht das Erstellen eines sinnvollen Layouts besonders einfach und flexibel.
Jake Teton-Landis, einer der ersten Softwareentwickler bei Notion, vergleicht in seinem Artikel über das Datenmodell hinter Notion die Blöcke in Notion mit LEGO Bausteinen:
Sie sind die LEGO Bausteine mit denen wir Informationen aufbauen und modellieren. Und zusammengesetzt sind Blöcke wie LEGO Sets, die zusammen etwas viel größeres als die Summe ihrer Einzelteile ergeben.
Blöcke sind der Grund dafür, dass Notion so flexibel und anpassungsfähig ist, denn mit ihnen können Systeme genau so gebaut werden, dass sie den Bedürfnissen und Anforderungen eines speziellen Anwendungsfalls entsprechen.
Um klarzustellen, dass Blöcke für viel mehr als nur die Erstellung einfacher Dokumente verwendet werden können, hier eine kurze Liste, die nur einige der verfügbaren Blocktypen aufzeigt:
- Basisblöcke für Text, Überschriften, Tabellen, Listen, Zitate und Trennlinien
- Inline-Blöcke, um Personen zu erwähnen, auf andere Seiten zu verlinken oder Termine und Erinnerungen hinzuzufügen
- Medienblöcke, um Bilder, Videos, Audiodateien, PDF-Dateien, Lesezeichen und Datei-Uploads einzubetten
- Einbettungsblöcke, um Inhalte, Informationen und Daten von einer Vielzahl von Websites und Tools von Drittanbietern einzubetten, wie z.B. Google Drive, Dropbox, Twitter, Google Maps, Figma und GitHub
- Erweiterte Blöcke für Inhaltsverzeichnisse, mathematische Gleichungen, Button-Automatisierungen und synchronisierte Blöcke
- KI-Blöcke für automatisch generierte Texte, Zusammenfassungen und Auflistungen
Alle Arten von Blöcken können dabei direkt über- und nebeneinander auf einer Notion-Seite platziert werden.
Seiten bestehen aus Blöcken
Auf den ersten Blick könnte man denken, dass Notion nur ein weiteres Tool zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten ist. Aber dank der zugrunde liegenden Blockarchitektur kann es wirklich für viel mehr verwendet werden. Deshalb nennt Notion die Oberfläche auf der man arbeitet auch Seite, statt Dokument.
Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, verwendet Notion für alles Blöcke. Entsprechend gilt dies für Seiten selbst, denn eine Seite ist ebenfalls nur ein weiterer Blocktyp.
Durch das Hinzufügen von Seitenblöcken zu einer anderen Seite können Unterseiten erstellt werden, um Informationen auf sinnvolle Weise zu trennen und zu organisieren. Genauso wie du auf deinem Computer Ordner und Unterordner zum Ablegen und Wiederfinden von Dateien erstellst.
Seiten werden in der Seitenleiste von Notion organisiert. Hier kannst du deinen Arbeitsbereich in verschiedene Bereiche strukturieren, ähnlich wie die Ordnerstruktur des Betriebssystems auf deinem Computer.
Jede Seite kann von jeder anderen Seite aus referenziert und verlinkt werden. Dadurch kannst du Seiten einfach miteinander verknüpfen und mit nur einem Klick zwischen ihnen hin- und herwechseln, ohne jedes Mal jede einzelne Seite über die Seitenleiste aufzurufen.
Seiten können als eigenständiges Element verwendet oder in einer Datenbank platziert werden. Dies bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Organisation und Strukturierung.
Datenbanken organisieren Seiten
Datenbanken sind eine der mächtigsten Funktionen von Notion und ermöglichen es zusammengehörige Seiten zu bündeln. Als Grundlage eines clever aufgebauten Workspaces sind Datenbanken der Schlüssel, um zu verhindern, dass Informationen an verschiedenen Stellen und in verschiedenen Formaten zerstreut sind.
Genau wie Seiten sind Datenbanken ebenfalls ein weiterer Blocktyp. Sie können als eigenständige Seite verwendet oder als Inline-Datenbank zu einer vorhandenen Seite hinzugefügt und so neben anderen Blöcken platziert werden.
In der klassischen Tabellenansicht einer Datenbank repräsentiert jede Zeile einen Eintrag. Jeder Datenbankeintrag entspricht einer Notion-Seite. Diese muss einen Titel haben und kann mit einer unbegrenzten Anzahl an Eigenschaften versehen werden.
Eigenschaften versehen jeden Datenbankeintrag mit Kontextinformationen. Es gibt viele verschiedene Arten von Eigenschaften, darunter Text, Zahlen, Dropdown-Auswahloptionen, Status, Datum, Personen, Dateien, Kontrollkästchen, URLs, Formeln und mehr.
Obwohl Notion-Datenbanken auf den ersten Blick ähnlich aussehen, unterscheiden sie sich deutlich von Tabellenkalkulationsprogrammen, wie Excel und Google Sheets. Ich würde es folgendermaßen beschreiben:
Notion-Datenbanken werden verwendet, um Informationen zu organisieren und zu strukturieren, während Tabellenkalkulationen dazu dienen, Daten zu organisieren und zu strukturieren. Der Unterschied besteht darin, dass Informationen bereits einen Kontext haben und mit ihnen gearbeitet werden kann, während rohe Daten in der Regel zuerst interpretiert werden müssen.
Es gibt definitiv Überschneidungen bei den Funktionen und Anwendungsfällen, aber es gibt auch Aufgaben, die nur mit jeweils einem der beiden Tools sinnvoll bearbeitet werden können.
Ich verwende Notion zum Beispiel, um meine Blog Posts zu organisieren und zu strukturieren, aber mit Excel verarbeite ich die Datenexporte aus meinem Keyword-Recherche-Tool. Im Anschluss könnte ich dann die Ergebnisse daraus zu meiner Notion-Datenbank hinzufügen.
Verknüpfungen verbinden Datenbanken miteinander
Du kannst Verknüpfungen zwischen Notion-Datenbanken erstellen, um bestimmte Eigenschaftswerte einer Datenbank in einer anderen Datenbank darzustellen und umgekehrt. Dadurch ist es möglich den Workspace klar zu strukturieren und gleichzeitig alles miteinander zu verbinden.
Zum Beispiel könntest du eine Datenbank mit Kontaktinformationen deiner Geschäftspartner und eine Datenbank mit deinen Geschäftsprojekten miteinander verbinden. Dies ermöglicht, dass du die Kontaktdaten aller involvierten Geschäftspartner direkt auf der jeweiligen Projektseite einsehen kannst.
Durch das Verknüpfen von Datenbanken können so maßgeschneiderte Systeme direkt in Notion erstellt werden.
Ansichten stellen Informationen dar
Jede Notion-Datenbank kann in unterschiedlichen Ansichten dargestellt werden. Dabei stehen sechs verschiedene Ansichten zu Verfügung:
- Tabelle
- Board
- Zeitleiste
- Kalender
- Liste
- Gallerie
Jede Ansicht stellt die in der Datenbank gespeicherten Informationen anders dar und bietet so verschiedene Möglichkeiten für verschiedene Anwendungsfälle. Es können beliebig viele Ansichten einer Datenbank erstellt werden, auch mehrere Ansichten des selben Typs.
Basierend auf den eingerichteten Eigenschaften kann jede Datenbankansicht sortiert und gefiltert werden, um Datenbankeinträge in einer bestimmten Reihenfolge oder nur einer bestimmten Art anzuzeigen.
Zum Beispiel kann man für eine To-Do-Datenbank eine Listenansicht mit einem Filter einrichten, die alle offenen To-Dos anzeigt, eine Board-Ansicht, die alle Aufgaben nach Kategorie gegliedert anzeigt, und eine Kalenderansicht, die anzeigt welche Aufgaben an welchem Tag anstehen.
Auch Datenbankansichten können als ein weiterer Blocktyp zu jeder Seite in deinem Workspace hinzugefügt werden. So können praktische Dashboard-Seiten erstellt werden, welche alle relevanten Informationen aus mehreren verschiedenen Datenbanken an einem Ort anzeigen.
Darüber hinaus ist Notion als cloudbasierte Webanwendung ein hervorragendes Kollaborationstool für Teams mit vielseitigen Optionen zum Teilen von Inhalten.
Einfach zusammenarbeiten & veröffentlichen
Da Notion in der Cloud läuft, können Seiten und Datenbanken von mehreren Personen gleichzeitig aufgerufen und bearbeitet werden.
Ein Workspace, sowie alle Seiten und Datenbanken können den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen eines Teams angepasst werden. Jedes Teammitglied kann auf dieser Grundlage dann eigene benutzerdefinierte Seiten erstellen, um nur Informationen zu sehen, die für die einzelne Person relevant sind.
Zudem können Informationen in Notion schnell und einfach mit nur einem Klick mit Personen außerhalb des Workspaces geteilt werden.
Notion kann sogar zur Erstellung improvisierter Webseiten verwendet werden, indem man Seiten im Web veröffentlicht. Das ansprechende Design von Notion macht das sicherlich zu einer praktikablen Option für einige Anwendungsfälle.
Notions minimalistisches Design
Das Design von Notion ist definitiv ein weiterer großer Faktor für den Erfolg der Software und hat mittlerweile viele andere Tools inspiriert.
Notion kombiniert eine minimalistische Benutzeroberfläche mit verschiedenen Möglichkeiten, dem Workspace eine persönliche Note zu verleihen, wie z.B. Icons und Cover für Seiten. Dies verleiht Nutzern das Gefühl wahrlich etwas eigenes zu gestalten.
Dies kombiniert mit den vielen Möglichkeiten der Blockarchitektur macht Notion für viele Anwender zu einem so ansprechendem Tool. So sehr, dass viele leidenschaftliche Notion-Nutzer ihre Dashboards und Setups gerne auf Plattformen wie Reddit und YouTube teilen und gegenseitig bewerten.
Hilfreiche KI-Funktionen
Notion hat sich auch dem KI-Trend angeschlossen und ein eigenes Notion KI Produkt veröffentlicht, welches die Funktionen von generativer KI direkt in Notion integriert.
Diese kann Texte schreiben, Entwürfe und Gliederungen erstellen, in andere Sprachen übersetzen, Rechtschreibung und Grammatik korrigieren, den Schreibstil anpassen und vieles mehr.
Wofür verwendet man Notion?
Ich hoffe es ist jetzt verständlicher, warum Notion oft so unterschiedlich beschrieben wird. Dies liegt schlicht daran, dass Notion ein besonders flexibles und individuell anpassbares Tool ist, welches es dir ermöglicht einen Workspace einzurichten, der genau deinen Anforderungen und Bedürfnissen entspricht.
Man kann damit Notizen machen. Man kann damit Aufgaben und Projekte verwalten. Man kann damit eine Wissensbasis erstellen. Man kann damit als Team zusammenarbeiten. Man kann damit das eigene Business und Leben organisieren.
Andere Apps, die sich speziell auf eine Disziplin konzentrieren, mögen in ihrem speziellen Bereich vielleicht besser sein. Wenn du jedoch auf der Suche nach einem Tool bist, welches dir erlaubt viele deiner bisherigen Tools zu konsolidieren und Dinge an einem zentralen Ort zusammenzuführen, dann ist Notion definitiv etwas, was du dir genauer anschauen solltest.
Persönlich habe ich Notion anfangs nur als To-Do-Liste verwendet. Seitdem ist es etwas eskaliert und ich nutze Notion heute, um mein gesamtes persönliches und geschäftliches Leben zu organisieren. Ich verwalte meine Projekte und Tasks in Notion, ich tracke meine Habits in Notion, ich schreibe Blog Posts in Notion und ich erstelle sogar Websites wie diese mit und auf Basis von Notion.
Ist Notion kostenlos? Kosten & Preise im Überblick
Notion bietet einen sehr großzügigen kostenlosen Plan, der nur wenige Einschränkungen hat und es ermöglicht ohne finanzielle Verpflichtungen loszulegen. In der Praxis ist dieser Plan für den Anfang vollkommen ausreichend, bis du dich dazu entscheidest Notion intensiver und für geschäftlichen Aktivitäten zu nutzen.
Danach beginnen die kostenpflichtigen Pläne ab $8 pro Monat bei jährlicher Zahlung. Wenn du Student bist, kannst du die Funktionen des Plus-Plans sogar kostenlos nutzen, indem du ein Konto mit der .edu E-Mail-Adresse deiner Universität erstellst.
Wenn du bereit bist es auszuprobieren, dann kannst Du dir auf der Notion-Website die verschiedenen Pläne ansehen und deinen kostenlosen Account erstellen.
Schau dir auf jeden Fall auch den kostenlosen Notion-101-Einführungsvideokurs und andere Ressourcen in der Notion Akademie an.
In der offiziellen Vorlagengalerie von Notion findest du Vorlagen für viele verschiedene Anwendungsfälle, die du ganz einfach in deinen eigenen Workspace duplizieren und an deine Bedürfnisse anpassen kannst.
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